Waarneming Programmamanagement Circulaire Economie. Behouden van de koplopers rol in de transitie naar een Circulaire economie en versterken van het programma.

Vraagstuk

De gemeente Leiden beschikt over een gedegen en omvangrijk uitvoeringsprogramma gericht op de transitie naar een circulaire economie. Dit programma omvat onder andere het versterken van het afvalbeleid, het intern transformeren van de gemeentelijke organisatie met ondersteunend beleid en praktische tools, het stimuleren van circulair bouwen binnen de bouwsector, het actief betrekken van bedrijven bij de transitie en het beïnvloeden van consumentengedrag richting duurzamere keuzes.

Gedurende een periode van vier maanden waarin de vaste programmamanager afwezig was, heeft RPR een interim programmamanager geleverd om de continuïteit van het programma te waarborgen. Het belangrijkste doel in deze periode was het programma zonder onderbreking in volle vaart voort te zetten, geplande activiteiten tijdig op te starten en blijvend resultaat te leveren. Daarnaast is ingezet op het behouden van de teambinding en het borgen van de positionering van het programma binnen de gemeentelijke organisatie, zowel op bestuurlijk als ambtelijk niveau.

Aanpak

RPR heeft gekozen voor de inzet van een ervaren procesmanager met inhoudelijke expertise op het gebied van circulaire economie. Hierdoor kon in korte tijd overzicht worden verkregen over het programma en werd effectief onderscheid gemaakt tussen hoofd- en bijzaken. De nadruk lag op het coachen en begeleiden van het team, met minder focus op de inhoudelijke uitvoering.

Door middel van individuele gesprekken met alle teamleden is versneld gewerkt aan het opbouwen van vertrouwen en binding met het team. In open en constructieve gesprekken is geluisterd naar actualiteiten in het programma en benoemde uitdagingen. Gezamenlijk is gezocht naar passende interventies gericht op eigen handelen of aanpassingen in de organisatie. Op deze manier is risico-gestuurd het programma aangestuurd. Voor het wegnemen van belemmeringen en het realiseren van voortgang is nauw samengewerkt met de verantwoordelijke teammanager, het afdelingshoofd en de betrokken wethouders. De management borging zorgt door de support van de teamleden bij het uitvoeren van de activiteiten. 

Oplossing

Deze integrale en mensgerichte aanpak heeft bijgedragen aan het behoud van stabiliteit, voortgang en draagvlak binnen het programma. De inzet van RPR heeft ertoe geleid dat het programma niet alleen ononderbroken is voortgezet, maar ook inhoudelijk is versterkt. Diverse optimalisaties zijn doorgevoerd, langdurig openstaande acties zijn afgerond en belangrijke beleidsstukken zijn procesmatig verder gebracht. Nationale ontwikkelingen met impact op het programma zijn tijdig gesignaleerd en adequaat opgepakt. Daarnaast is een eerste aanzet gedaan voor de langetermijnvisie ‘Circulair Leiden 2050’, waarmee richting is gegeven aan de toekomstige ruimtelijke vraag.

Tijdens de overdrachtsfase is uitvoerig feedback gegeven op de organisatie van het programma en de positionering van circulair denken binnen de gemeentelijke organisatie. RPR heeft aanbevelingen gedaan voor noodzakelijke aanpassingen en focuspunten die bijdragen aan het behalen van de programmadoelstellingen. Deze reflectieve en resultaatgerichte aanpak heeft gezorgd voor zowel continuïteit als inhoudelijke verdieping van het programma.