Optimalisatie projectorganisatie
opdrachtgever: gemeente Schagen
Probleem
De afdeling Openbaar Gebied van de gemeente Schagen zag zich gesteld voor verschillende problemen. De afstemming tussen de verschillende interne en externe opdrachtgever kon beter. Er was te weinig inzicht in de jaarlijkse begroting die nodig is om de plannen uit te voeren. Het was soms moeizaam om door de Raad gefiatteerde begrotingen daadwerkelijk uit te voeren, en de afdeling werkte verder niet altijd even soepel samen met andere afdelingen. Het afdelingshoofd wilde dan ook dat de afdeling efficiënter zou gaan werken en een positie ging innemen binnen de gemeente die procesmatig beter afgestemd is. Op deze manier wil hij meer grip krijgen op de projecten en de benodigde investeringen, zodat hij daar helder en transparant met de Raad over kan communiceren.
Aanpak
RPR keek met een kritische blik naar het complete afdelingsmodel en de bijbehorende werkprocessen. Omdat het op de eerste plaats om mensen gaat, spraken we met alle stakeholders. Zo kwamen we, denkend vanuit de kennis en kunde van de medewerkers, tot efficiënte en praktische werkprocessen, met helder omschreven verantwoordelijkheden. Om dit daadwerkelijk te realiseren is het vereist dat hier een breed draagvlak voor is binnen de organisatie, van medewerkers tot bestuur. Het was daarom zaak dat de hele organisatie ‘anders ging denken’, om zodoende samen te kunnen bewegen en resultaten te kunnen boeken. Om dit voor elkaar te krijgen, veranderde de rol van RPR van stakeholdermanager naar interim kwartiermaker.
Resultaat
Door alle stakeholders, van medewerker tot bestuur, te betrekken is een nieuw organisatiemodel gemaakt waarin voor iedereen duidelijk is wie welke rol en verantwoordelijkheid heeft. Een nieuw organisatiemodel kan je echter niet van de ene op de andere dag invoeren. Daarom is het voorstel als een stip op de horizon geprojecteerd. Het is een visie die de basis vormt voor een organisch groeimodel voor de komende jaren. Deze visie moet onder meer naast de planning van HRM gelegd worden om de groei praktisch mogelijk te maken. Zowel de organisatie, de directie als het bestuur hebben positief gereageerd en werken eraan mee om de nieuwe visie te realiseren.
Meer informatie
Zo veel verschillende belangen als er stakeholders zijn? Dan komt RPR goed tot zijn recht! Alle neuzen dezelfde kant op voor een resultaat waar iedereen achter staat. Dat gaat niet vanzelf, maar met geduld en veerkracht. Of vanuit de mens-mens relatie bouwen – zo noem ik dat wel eens. Hoe wij dat doen?
Vul je naam en telefoonnummer in, dan bellen we jou terug. Het zal je niet tegenvallen!
Raoul Rijntjes
directeur
06- 41 189 098